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The Canadian Vaccine Catalogue (CVC) created Patients-Friendly and Clinicians Picklists for their use. With the transition to the National Vaccine CatalogCatalogue, (NVC), stakeholders (provincial jurisdictions) expressed their interest to create SNOMED CT standardized Patients-Friendly and Clinician Picklists that would meet the current requirements of the Public Health Surveillance Community (PHSC). A Picklists working group (PWG) was created with a representative of each jurisdiction that expressed their interest, to help determine the guidelines. All the following guidelines are based on each jurisdiction requirements and their knowledge on the users (patients and clinicians).

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Example: 10 mcg/0.3 mL instead of 10 micrograms/0.3 milliliter 

Patients Picklists

Generic concepts

General pattern

The PWG decided to follow this pattern when creating the Patients-Friendly Picklist for generic concept:

• Medical term (common word) vaccine (or immunoglobulin) or (antibody) or (antitoxin)
  • Example: Influenza (flu), Pertussis (whooping cough), Varicella (Chicken pox)

If the medical term is the same as the common word, or there is no other way to name the vaccine, then:

• Medical term vaccine (or immunoglobulin) or (antibody) or (antitoxin)
  • Examples: Hepatitis A vaccine, yellow fever vaccine, tetanus vaccine, botulism antitoxin, botulism immunoglobulin
  • In some case the abbreviation of the medical term is more commonly used among clinicians. Members of PWG agreed on the importance to indicate the abbreviation of those medical terms for education purpose for patients.
• PHAC abbreviation (common word) vaccine
  • Examples: RSV (respiratory syncytial virus), HPV (Human papillomavirus), Hib (Haemophilus influenzae type B).
• Exception: concept with “poliomyelitis”. The group decided that the term “polio” will be used for Patients-Friendly picklists and “poliomyelitis” will be used for the Clinicians Picklists.

Pattern for complex situations 

In some cases, the general pattern can’t be use, because it won’t allow to have a unique and unambiguous term. Different cases were discussed with the PWG, and decisions were made to standardize the pattern depending in the situation.

Vaccines aiming same disease but different valences

The first situation is in the case that concepts aim the same disease (same vaccine) but different valences. The pattern to use in such case is:

• PHAC abbreviation – valence (common term) vaccine 
  • Example: HPV-9 (Human papillomavirus) vaccine.

Concepts using different techniques/technologies.

Other situations arose during the PWG discussion. These situations include:

• Some generic vaccine concepts aim the same disease, but there is a distinction between the technique used (conjugate vs unconjugated)
• Pattern for concepts aiming same disease but using different methodology (Covid-19 vaccine concepts)

For those situations, the PWG decided to keep only the higher generic concept to avoid any confusion for the patients. Some jurisdictions expressed their need to have some direct lower concepts for the conjugated vs unconjugated vaccine concepts.

Concepts using different techniques for the Meningococcal and Pneumococcal vaccines.

For the highest, more generic concept, it will follow the general pattern.

• Medical term (common word) vaccine OR Medical term vaccine
  • Meningococcal vaccine à (including polysaccharide and conjugate)
  • Pneumococcal vaccine à (including polysaccharide and conjugate)

For the lower concepts the pattern will be:

• PHAC Abbreviation - technique initial (common word) vaccine
  • Men-C (meningococcal) vaccine à meningococcal conjugate vaccine
  • Men-P (meningococcal) vaccine à meningococcal polysaccharide vaccine
  • Pneu-C (pneumococcal) vaccine à pneumococcal conjugated vaccine

Concepts using different technologies for the COVID-19 vaccines.

For the COVID-19 vaccine concept, no distinction will be made between the different concepts using different methodologies/technologies. Only the higher concept will be included in the Picklist.

• Medical term vaccine 
  • Covid-19 vaccine

General editorial guidelines

• All EN-terms starts with a capitalized letter.
• Space between a word and the following parenthesis
• The word in parenthesis for the EN-terms is in lowercase.

Tradename concepts

General pattern

The general pattern to use is as follow:

• Tradename

The tradename to use is as indicated in the product monograph. Using the same name in the monograph will allow to differentiate products with same tradename, same MAH but with different population targets (junior vs adult, regular vs dialysis…etc.), with different doses (high dose), the use of solvent/detergent (S/D) or even different disease (IMOVAX Polio vs IMOVAX Rabies).

For each product, a review in the DPD website was completed to determine the different products under the same tradename and determine the exact product name. If more information was required, a look at the product monograph was necessary.

When following this process, there are still some duplicates (different products with the same products). Since the Patients-picklists are terms for patients, the PWG decided to keep the higher level of information and not add any details, to not confuse the patient. This decision aligns with the Patients-generic terms, where only the higher level of information is displayed to the patient. The PWG considered that the precise information about a patient vaccination will be given to the clinician. A clinician will have all the information and the knowledge to determine the precise vaccine receive by the patient. 

Règles éditoriales pour les descriptions en français – Pour les cliniciens et les patients

Les termes en français suivent les mêmes règles éditoriales que les termes en anglais. Certaines situations requièrent cependant des ajustements terminologiques ou linguistiques. Ces situations sont mentionnées ci-dessous.

Concepts génériques

Patron général - Cliniciens et Patients

Des règles éditoriales générales ont été décidées avec le groupe de travail:

• Tous les termes sont en écrit en minuscule
• Le mot complet du terme médical est préféré (ex : poliomyélite vs  vs polio)

• Dans les cas d’antitoxine, immunoglobuline ou anticorps : La formulation entière est privilégiée et non l’adjectif

• Immunoglobuline immunoglobuline contre l’hépatite Bimmunoglobuline  immunoglobuline antihépatique
• Antitoxine antitoxine contre le botulismeantitoxine  antitoxine antibotulinique
• [VIg] immunoglobuline contre la vaccine immunoglobuline vaccine immunoglobuline antivaccinale
• [BIG-IV] immunoglobuline contre le botulisme immunoglobuline botulinique

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•  immunoglobuline botulinique

Patron pour des situations complexes

• Les concepts de méningocoque et pneumocoque
  • vaccin contre terme médical
  • vaccin contre terme médical qualificateur (Abréviation)
• Concept générique ayant le niveau d’information le plus général
• Exemple: vaccin contre le pneumocoque (polysaccharide et conjugué)
• Exemple: vaccin contre le méningocoque (polysaccharide et conjugué)
• Concept générique ayant un niveau d’information plus détaillé

• Exemple: vaccin contre le pneumocoque conjugué (Pneu-C)

• Exemple: vaccin contre le pneumocoque polysaccharide (Pneu-P)

Concepts génériques – Pour les cliniciens

Pour le cas des termes pour cliniciens, d’autres lignes directrices éditoriales sont à suivre, car le niveau d’information est plus élevé que pour les patients.

• Ajout de l’abréviation de la maladie pour les termes génériques pour les cliniciens

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• . Le patron suit le modèle suivant :
  • [ASPC
  abbreviation
  • abréviation du produit]
   
  • vaccin/immunoglobuline/anticorps
  contre
  • contre terme médical

• Exemples:
• [COVID-19]
vaccin contre la
•  vaccin contre la COVID-19
• [Chol]
vaccin contre le
•  vaccin contre le cholera
• [BIG-IV]
immunoglobuline contre le botulism
•  immunoglobuline contre le botulisme
• [RSVAb]
anticoprs monocloinal contre le
•  anticoprs monoclonal contre le virus respiratoire syncitial

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C qualificateur  

Le patron général à suivre pour les concepts génériques ayant un « qualifier » ( qualificateur ) est :

• [ASPC abbreviation abréviation du produit] vaccin vaccin qualifierqualificateur*(force si requis)contre  contre terme médical

*qualifier qualificateur =pédiatrique pédiatrique, adulte, injectable, inactivé, vivant, monoclonal, valence

• [D]vaccin pédiatrique contre la diphterie vaccin pédiatrique contre la diphtérie
• [Inf] vaccin trivalent contre l’infuenza vaccin trivalent contre l’influenza
• [Inf] vaccin monovalent contre l’influenza H1N1 

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•  vaccin monovalent contre l’influenza H1N1 

Patron pour situations complexes 

Pour les qualificateurs suivants, le positionnement du qualificateur diffère du patron général. Pour les situations ci-dessous, le qualificateur sera placé à la fin du terme.

• Conjugué
• [
Inf] vaccin contre le pneumocoque conjugué
• [ASPC abbreviation ASPC abréviation du produit] vaccin contre  vaccin contre terme médical conjugué
Valences
• [Inf] vaccin contre le pneumocoque conjugué

• Valencesvaccin contre le pneumocoque conjugué 7-valent

• [ASPC abbreviation abréviation du produit] vaccin contre contre terme médical valence 
• [Inf] vaccin contre le pneumocoque conjugué 7-valent

• Avec ou sans adjuvants, avec ou sans conservateurs

• [ASPC abréviations du produit] vaccin contre terme médical avec adjuvant
• [Inf]
vaccin
•  vaccin monovalent
contre l’influenza A H1N1 avec adjuvant[ASPC abbreviation du produit] vaccin contre terme médical avec adjuvant
• contre l’influenza A H1N1 avec adjuvant

• Les concepts pour méningocoque et pneumocoque

• Concept générique ayant un niveau d’information plus détaillé
  • [PHAC abréviation] vaccin contre terme médical qualificateur
• Exemple: [Pneu-P-23] vaccin contre le pneumocoque polysaccharide 23-valent
• Exemple: [Pneu-C-10] vaccin contre le pneumocoque conjugué 10-valent

• Utilisation du mot « formulation »
• Une des règles éditoriales de SNOMED CT est l’économie de mot. Cependant il existe des situations où l’utilisation de plusieurs mots en français est nécessaire pour la compréhension.

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• [HB] vaccin contre l’hépatite B formulation pédiatrique 

Nom commercial

Le nom commercial suit le nom comme mentionné dans le site DPD

Pour les patients, le patron à suivre est le suivant:

• Nom commercial

Pour les cliniciens, le patron à suivre est:

• [Abréviation PHAC] Nom commercial

Selon les situations, le nom retrouvé comme tel dans le site DPD ne permettait pas d’éliminer tous les duplicatas. Ainsi, des ajouts sont nécessaires pour que le concept soit unique et non ambigu. Suivez les instructions dans la partie TradeName dans la partie Clinicians de ce document.